如何加强公司办公用品使用的管理节约开支?

2018年6月23日23:49:59如何加强公司办公用品使用的管理节约开支?已关闭评论
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作为企业的办公室行政人员,如何加强办公用品使用的管理,节约开支、避免浪费?首先,需要我们将企业的资产管理与行政管理相结合,制定出切实可行的管理制度。然后,需要认真盘点企业资产和行政资源,做到条目清晰。最后,借助高效的信息化管理工具,让日常管理更加科学高效。

一、办公用品分类:

   1、常用品:圆珠笔(芯)、水笔(芯)、铅笔、橡皮、墨水、胶水、回形针、大头针、装钉针、稿纸。

   2、控制品:名片、文件夹、压杆夹、文件架、计算器、钉书机、笔记本、会议纪录本、信封、笔筒、钢笔、白板笔、水彩笔、固体胶、胶带、标签纸、涂改液、更正带、档案盒、档案袋、皮筋、刀片、图钉、票夹、印台(油)、量具、刀具、软盘、刻录盘。

   3、特批品(不列入办公用品费用考核):印刷品(各类宣传单、各类表格、文件头等),财务帐本、凭证,苹果机彩色墨盒及打印纸,U盘等。

二、办公用品使用对象:各公司主管以上管理人员、职能和业务部门员工,具体由各公司核定。

三、申购和采购:办公用品常用品由人事行政部门根据消耗情况进行申购备领,控制品和特批品由使用部门(人)提出申购,控制品经各公司总经理批准,特批品经董事长批准;批准后的《申购单》交采购中心执行购买。未填写《申购单》及未经领导批准擅自购买的不予报销。

四、办公用品的管理办法和发放:

   1、办公用品由人事行政部门统一保管,并指定保管人,按公司核定的费用标准向使用人发放。

   2、采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续,保管人根据采购价格核定物品单价,计入领用部门(人)费用,并在每月终填报《办公用品使用情况汇总表》。

   3、各部门应指定专人领取办公用品。

五、办公用品的管理办法,各部门费用核定及有关规定:

   1、各公司各部门应按总部核定的办公用品费用定额标准严格把好申购和领用关。保管人不得超标发放办公用品,确因工作需要超标领用的,应经分管领导同意。

   2、核定的费用实行增人增费、减人减费,各部门增人或减人,其费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整。

   3、各部门因特殊情况需增加费用的,应以书面形式报批,经分管领导审核后,由总经理特批,并报请总部增加该项费用。

   4、办公用品使用实行月统计年结算,截止时间为每月终和年终12月31日。由人事行政部门出具报表,财务部审核。费用超支在超支人年终奖金中扣除,节约费用计入下年度使用。

   5、各公司可根据总部下达的办公用品定额自主确定各部门及各使用人的办公用品使用标准。


【作者:马菠萝       专栏:马菠萝扒职场】

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